Ηλεκτρονική κατάθεση Αιτήσεων στον Οργανισμό Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας

Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ (OBI) είναι ο αποκλειστικά αρμόδιος φορέας στην Ελλάδα για την κατοχύρωση των εφευρέσεων και την καταχώριση των βιομηχανικών σχεδίων & υποδειγμάτων καθώς επίσης για θέματα τεχνολογικής πληροφόρησης και μεταφοράς τεχνολογίας.  Είναι  Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου, οικονομικά ανεξάρτητο και διοικητικά αυτοτελές, με έδρα την Αθήνα.  Διαθέτει περιφερειακά γραφεία σε μεγάλες πόλεις.  Μέχρι την υλοποίηση του  περιγραφόμενου σχεδίου δεχόταν χειρόγραφες αιτήσεις  για την έκδοση πιστοποιητικών. Σημειώνεται ότι η διαδικασία “έκδοση πιστοποιητικού”  δεν σημαίνει απλώς χορήγηση. Περιλαμβάνει μια σειρά ελέγχων των δικαιολογητικών και της τεκμηρίωσης της ουσίας της υπόθεσης. Η διεκπεραίωση και η παρακολούθηση του κύκλου ζωής της αίτησης  γίνεται με εσωτερικές εφαρμογές. 

Νομοθετικές ρυθμίσεις αλλά κυρίως το εκσυγχρονιστικό όραμα της Διοίκησης του Οργανισμού επέβαλαν την υιοθέτηση  της ηλεκτρονικής κατάθεσης(  αιτήσεων για την έκδοση πιστοποιητικών. Η Διοίκηση του ΟΒΙ αποφάσισε να μην περιοριστεί σε  μια εφαρμογή αλλά να αντιμετωπίσει την πρόκληση ως ευκαιρία και να στραφεί προς ανοιχτές μεθοδολογίες και τεχνολογίες. Η ανάγκη εναρμόνισης με τις ευρωπαϊκές τάσεις (EUIPO κ.λ.π.) αλλά και η επικρατούσα προσέγγιση διεθνώς για την καθολική χρήση του ελεύθερου λογισμικού στον ευρύτερο δημόσιο τομέα επέβαλαν αυτή τη στροφή.

Οι βασικές κατευθύνσεις ήταν  η σταδιακή υιοθέτηση – για όλο το φάσμα των αναγκών του ΟΒΙ  – καταρχήν εργαλείων ανοιχτού λογισμικού και επιλογές που θα εξυπηρετούν την ανοιχτότητα γενικά και την διαλειτουργικότητα.

Στο πλαίσιο αυτό επελέγη ένας συνδυασμός εργαλείων για την υλοποίηση της εφαρμογής των αιτήσεων αλλά και για να εμπλουτίσουν τον τρόπο δουλειάς του ΟΒΙ.  Τα εξής :

1. FORMIO
2. BONITA
3. ALFRESCO
4. WORDPRESS

Οι διαδικασίες που αφορούν την εισαγωγή της αίτησης από τον ενδιαφερόμενο μέχρι και την πληρωμή της και η παραλαβή από τα στελέχη του Οργανισμού μέχρι την εισαγωγή τους στο σύστημα διαχείρισης   μελετήθηκαν εκ νέου και αποτυπώθηκαν με BPMN στο bonita. Η χρήση του bonita μετά από αυτό το βήμα αναμένεται να καλύψει όλο το φάσμα διαδικασιών του Οργανισμού.

Για την διεπαφή  χρησιμοποιήθηκε το formio το οποίο έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα αξιόπιστο.  Αυτή η κατηγορία εργαλείων, επιτρέπει και σε χρήστες μη  τεχνικούς να σχεδιάσουν λειτουργικές οθόνες.  Δεν στάθηκε ακόμη δυνατόν να δοκιμαστεί αυτό από μη τεχνικούς αλλά νεοπροσληφθέντες (με το πρόγραμμα του ΟΑΕΔ) νεαροί τεχνικοί χωρίς καθόλου εμπειρία δεν χρειάστηκαν παρά ελάχιστο χρόνο μέχρι του σημείου να υλοποιούν λειτουργικές οθόνες με το formio.

Ως περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων επελέγη το alfresco. Για να γίνει κατανοητή η σημασία ενός τέτοιου εργαλείου πρέπει να σημειωθεί ότι τα περισσότερα είδη αιτήσεων είναι συνοδευτικά εγγράφων, ο ΟΒΙ είναι  θεσμικά θεματοφύλακα του αρχείου διανοητικής ιδιοκτησίας. Το alfresco χρησιμοποιείται και από το σύστημα πρωτοκόλλου.

Για τον σχεδιασμό και υλοποίηση της εφαρμογής χρησιμοποιήθηκαν ευέλικτες μεθοδολογίες που τεκμηριώνονται αναλυτικά στην ΜΕΛΕΤΗ.   Η απόδοση της μεθόδου ήταν εντυπωσιακή  και αποδεικνύεται από την αποτελεσματικότητα του σχεδιασμού και υλοποίησης της εφαρμογής.

Οι ρυθμοί προσαρμογής των εξωτερικών χρηστών – κυρίως δικηγόροι και δικηγορικά γραφεία που λειτουργούν ως πληρεξούσιοι εταιρειών-εφευρετών αλλά και πολίτες – δείχνουν να είναι ικανοποιητικοί.

Ως ήταν αναμενόμενο, όπως σε κάθε τέτοιου είδους έργο, υπάρχει μια δυσκολία «αποδοχής» του νέου.   Το κομβικό σημείο εδώ είναι η ανάδειξη του σημείου όπου η αυτοματοποίηση, η ψηφιακή διαδικασία, δεν αντικαθιστά απλώς τη χειροκίνητη αλλά εισάγει άλλη νοοτροπία.  Σημαντικός αρωγός ακριβώς σε αυτό το σημείο αποδεικνύονται οι ευέλικτες μεθοδολογίες δεδομένου ότι ο χρήστης ο οποίος περιγράφει αρχικά τις απαιτήσεις περιγράφει το χειροκίνητο μοιραία. Και ο αναλυτής όσο έμπειρος και καταρτισμένος είναι φυσικό να πέφτει σε παγίδες. Έτσι, μόνον  οι ευέλικτες μεθοδολογίες που αποδέχονται ότι «τα πάντα αλλάζουν» μπορούν να οδηγήσουν σε αποτέλεσμα ικανοποιητικό και με τις λιγότερες απώλειες σε χρόνο και κόπο.

Η τυπική φόρμα-αίτηση περιλαμβάνει:

• Αναλυτικά τα στοιχεία του καταθέτη (καλύπτονται και πολλαπλοί καταθέτες)
• Αναλυτικά τα στοιχεία του πληρεξουσίου και του αντικλήτου
• Περιγραφή του κατά περίπτωση αιτήματος σε
• Δομημένα πεδία (περιγραφή, περίληψη και άλλη πιο εξειδικευμένη πληροφορία κατά περίπτωση)
• Αρχεία που τεκμηριώνουν το αίτημα και αναρτώνται από τον καταθέτη
• Υπολογισμό του ποσού της πληρωμής που αναλογεί (π.χ. Τέλος κατάθεσης)
• Διαδικασία δρομολόγησης προς την τράπεζα για πληρωμή (όλη η τεκμηρίωση στο GITHUB)
• Έκδοση αποδεικτικού παραλαβής αίτησης

Καλύπτονται 14 είδη αιτήσεων ανάλογα με τον τύπο του αιτήματος.  Για πλήρη κατάλογο ΕΔΩ.

Δεδομένου ότι απαιτείται ταυτοποίηση των εισερχομένων χρηστών έχουν υλοποιηθεί δύο εναλλακτικοί τρόποι ταυτοποίησης κατά την εγγραφή :

• Μέσω Α.Α.Δ.Ε. (ΓΓ.Π.Σ.) όπου γίνεται χρήση των κωδικών taxisnet και το εκεί σύστημα εγγυάται την ταυτοποίηση και
• Με τη χρήση ψηφιακής υπογραφής.

Όλη η ανάλυση, ο κώδικάς των εφαρμογών και η τεκμηρίωση βρίσκονται στο github, στο ΣΥΝΔΕΣΜΟ, όπου ανανεώνονται συστηματικά και είναι στη διάθεση του οποιουδήποτε ενδιαφερόμενου,  ο κώδικας με την άδεια ανοιχτού λογισμικού EUPL v1.2 και τα  έγγραφα ανάλυσης και τεκμηρίωσης με την άδεια CC BY-SA 4.0.

Η εφαρμογή μπορεί να αξιοποιηθεί από οποιονδήποτε επιθυμεί να αντιμετωπίσει παρεμφερές πρόβλημα.  Η εμπειρία που αποκτήθηκε από την χρήση  ευέλικτων μεθοδολογιών (AGILE/SCRUM) και εργαλείων ανοιχτού λογισμικού τεκμηριώνεται αναλυτικά στην ΜΕΛΕΤΗ.

Πηγή: ELLAK.GR